Какие разделы 1С БП затрудняют свертку старше 3 лет?

[Odineski]

Распиши подробно из-за каких разделов в 1с БП нельзя делать свертку чем за три года?

[Odin — Одинэсник]

В 1С:Бухгалтерии нет универсального правила, что свертку нельзя делать за период более трех лет. Ограничение «три года» обычно связано не с платформой 1С, а с тем, что за этот период еще могут потребоваться:

— первичные документы;
— книги покупок и продаж;
— декларации и расчеты;
— документы для налоговой проверки;
— подтверждение убытков, расходов, вычетов;
— расшифровки расчетов с контрагентами;
— данные по основным средствам, сотрудникам и зарплате.

На практике свертка за период более трех лет становится рискованной, если в базе есть хотя бы один из перечисленных ниже разделов.

## 1. Налоговый учет и возможность проверки

Главная проблема свертки заключается в том, что после удаления документов вы можете сохранить остатки, но потерять расшифровку их происхождения.

Например, на 31 декабря 2022 года после свертки остался остаток:

1С (Код)

Дебет 62.01 по ООО «Ромашка» — 1 500 000 руб.

1	Дебет 62.01 по ООО «Ромашка» — 1 500 000 руб.

Сам остаток в базе останется. Но уже не будет видно:

— какими реализациями он образовался;
— по каким счетам-фактурам;
— какие оплаты его закрывали;
— какие авансы были получены;
— какие документы были скорректированы;
— какие суммы попали в декларацию по НДС;
— почему задолженность до сих пор не погашена.

Для бухгалтерского учета технически достаточно входящего остатка. Для налоговой проверки этого может быть недостаточно.

Поэтому свертка старше трех лет опасна, если организация еще может столкнуться с:

— выездной или камеральной проверкой;
— требованием предоставить документы;
— спором с контрагентом;
— уточнением декларации;
— проверкой НДС;
— подтверждением расходов;
— подтверждением убытков прошлых лет;
— проверкой расчетов по налогу на прибыль.

Важно: срок налоговой давности не означает, что документы можно автоматически удалять ровно через три года. Срок хранения документов определяется не только сроком давности проверки. Для бухгалтерских и налоговых документов обычно необходимо ориентироваться минимум на пятилетнее хранение, а для отдельных документов сроки существенно больше.

## 2. НДС, книги покупок и книги продаж

Это один из наиболее чувствительных разделов для свертки.

В 1С:Бухгалтерии данные по НДС формируются не только документами реализации и поступления, но и специальными регламентными операциями:

— формирование записей книги покупок;
— формирование записей книги продаж;
— восстановление НДС;
— начисление НДС с авансов;
— вычет НДС с авансов;
— распределение НДС;
— подтверждение нулевой ставки;
— списание НДС;
— корректировки реализации;
— корректировочные счета-фактуры;
— исправительные счета-фактуры;
— регистрация счетов-фактур на аванс;
— документы «Отражение начисления НДС»;
— документы «Отражение НДС к вычету».

При свертке можно получить остатки на счетах 19, 68.02 и 76.АВ, но потерять детализацию, необходимую для объяснения этих остатков.

Особенно опасны следующие ситуации.

### Полученные авансы

Если организация получила аванс от покупателя, в учете могут одновременно присутствовать:

— кредиторская задолженность по счету 62.02;
— начисленный НДС с аванса;
— счет-фактура на аванс;
— последующая реализация;
— зачет аванса;
— восстановление ранее начисленного НДС.

Если удалить старые документы, а оставить только остаток по 62.02 или 76.АВ, будет сложно понять, почему НДС был начислен или восстановлен.

### Выданные авансы

По выданным авансам могут присутствовать:

— дебетовое сальдо по 60.02;
— НДС по выданному авансу;
— счет-фактура поставщика;
— вычет НДС;
— последующее поступление товаров;
— восстановление НДС с аванса.

Если на дату свертки есть незачтенные авансы, свертку нужно выполнять крайне осторожно. Нельзя просто перенести остаток по счету 60.02 без корректной информации о НДС.

### Корректировки и исправления

Старые реализации и поступления могли корректироваться в последующих периодах. Если удалить исходные документы, могут остаться:

— корректирующие документы без исходных документов;
— движения по НДС, которые невозможно расшифровать;
— несоответствие между регистрами и бухгалтерскими счетами;
— расхождения с декларациями.

### Раздельный учет НДС

Если организация ведет раздельный учет по облагаемым и необлагаемым операциям, свертка осложняется еще сильнее. Нужно сохранить:

— пропорции распределения НДС;
— данные по прямым и косвенным расходам;
— правила распределения;
— остатки НДС, принятые и не принятые к вычету;
— информацию по операциям без НДС.

## 3. Расчеты с покупателями и заказчиками

Раздел по счетам 62.01, 62.02 и связанным субсчетам часто является основной причиной отказа от глубокой свертки.

Перед сверткой нужно проверить:

— дебиторскую задолженность;
— кредиторскую задолженность;
— авансы;
— просроченные долги;
— задолженность в разрезе договоров;
— задолженность в разрезе документов расчетов;
— валютные договоры;
— взаимозачеты;
— уступку требований;
— претензионную работу;
— сомнительные долги;
— резервы по сомнительным долгам.

### Почему нельзя просто оставить остаток по 62 счету

В 1С расчет может вестись в разрезе:

— контрагента;
— договора;
— документа расчетов;
— заказа покупателя;
— счета на оплату;
— направления деятельности;
— подразделения;
— валюты;
— вида задолженности.

Если перенести общий остаток одной суммой, могут возникнуть проблемы:

— невозможно закрыть конкретный документ оплаты;
— платежи будут подбираться не к тем документам;
— появятся отрицательные остатки;
— нарушится отчет «Расчеты с покупателями»;
— нельзя будет корректно оформить возврат;
— станет невозможно провести зачет аванса;
— не будет понятно, какие долги являются просроченными.

Свертка допустима только после анализа того, нужна ли организации детализация расчетов по документам.

## 4. Расчеты с поставщиками

По счетам 60.01 и 60.02 действуют те же проблемы, но добавляются:

— авансы поставщикам;
— НДС по выданным авансам;
— неотфактурованные поставки;
— поступления в пути;
— возвраты поставщикам;
— корректировки стоимости;
— импортные поставки;
— дополнительные расходы;
— таможенные платежи;
— расхождения по актам сверки.

Нельзя без проверки сворачивать период, если на старую дату имеются незакрытые:

— авансы;
— договоры;
— счета-фактуры;
— поступления;
— возвраты;
— корректировки;
— претензии.

Особенно опасно переносить остатки только по контрагенту, если учет в рабочей базе ведется по документам расчетов.

## 5. Авансы и незавершенные расчеты

Авансы часто делают свертку технически возможной, но учетно неправильной.

Нужно отдельно проверить:

— авансы покупателей;
— авансы поставщикам;
— авансы подотчетным лицам;
— авансы по аренде;
— авансы по услугам;
— авансы по импортным контрактам;
— авансы в валюте;
— авансы, по которым уже должен быть НДС;
— авансы, закрытые частично.

Например, если в 2022 году был перечислен аванс поставщику, а поступление товара состоялось в 2024 году, удаление исходных документов может привести к тому, что в базе останется только остаток по 60.02. При этом будет утрачена связь между:

— платежным поручением;
— авансовым счетом-фактурой;
— поступлением;
— вычетом НДС;
— восстановлением НДС.

## 6. Основные средства

Основные средства являются одной из наиболее серьезных причин, почему нельзя без подготовки сворачивать период старше трех лет.

По объекту ОС могут сохраняться данные:

— дата принятия к учету;
— первоначальная стоимость;
— срок полезного использования;
— амортизационная группа;
— способ начисления амортизации;
— подразделение;
— материально ответственное лицо;
— счет учета;
— счет начисления амортизации;
— налоговый учет;
— бухгалтерская амортизация;
— модернизация;
— реконструкция;
— переоценка;
— консервация;
— перемещение;
— частичная ликвидация;
— выбытие;
— продажа;
— ликвидация;
— остаточная стоимость.

Если основное средство было принято к учету раньше даты свертки, нельзя просто удалить документ принятия к учету и оставить остаток по счетам 01 и 02.

В дальнейшем потребуется:

— продолжать начислять амортизацию;
— рассчитывать остаточную стоимость;
— списывать объект;
— продавать объект;
— начислять НДС при реализации;
— отражать финансовый результат;
— рассчитывать налог на имущество;
— подтверждать первоначальную стоимость.

Для ОС в свертке необходимо сохранить полноценные начальные данные по каждому объекту, а не только общие остатки по счетам.

### Особенно опасны:

— ОС с разными сроками полезного использования;
— модернизированные объекты;
— объекты с разной бухгалтерской и налоговой стоимостью;
— полностью самортизированные объекты;
— объекты, переведенные на консервацию;
— ОС, которые частично выбыли;
— земельные участки;
— недвижимость;
— транспорт;
— объекты, по которым начисляется налог на имущество.

## 7. Нематериальные активы

По нематериальным активам действуют примерно те же правила, что и по основным средствам.

Нужно сохранить:

— первоначальную стоимость;
— срок использования;
— способ списания;
— начисленную амортизацию;
— расходы на приобретение;
— патенты и лицензии;
— исключительные права;
— государственную регистрацию;
— расходы на разработку;
— последующие затраты.

Если НМА продолжает использоваться после даты свертки, потеря исходного документа приведет к проблемам с дальнейшим начислением амортизации и подтверждением стоимости.

## 8. Материалы, товары и складской учет

Сворачивать старые остатки по товарам можно только после проверки складского учета.

Нужно учитывать:

— номенклатуру;
— характеристики;
— серии;
— склады;
— ячейки;
— качество товара;
— партии;
— сроки годности;
— номера ГТД;
— страну происхождения;
— маркировку;
— виды запасов;
— счета учета;
— резервы;
— заказы покупателей;
— заказы поставщикам.

### Партионный учет и себестоимость

Если в базе используется учет по партиям, удаление старых поступлений может повлиять на:

— расчет себестоимости;
— списание товаров;
— НДС;
— финансовый результат;
— остатки по партиям;
— движение товаров между складами;
— возвраты;
— корректировки стоимости.

Например, товар поступил в 2021 году, частично продан в 2022 году, остаток продан в 2025 году. После удаления старого поступления могут измениться:

— себестоимость реализации;
— валовая прибыль;
— налог на прибыль;
— остаток товара;
— данные по ГТД;
— сведения о маркировке.

### Маркированные товары

Для маркированной продукции старые документы могут быть связаны с:

— кодами маркировки;
— отчетами о нанесении;
— вводом в оборот;
— выводом из оборота;
— возвратами;
— перемещениями;
— продажами;
— обменом с оператором маркировки.

Такие операции нельзя сворачивать только бухгалтерскими остатками без сохранения данных, необходимых для подтверждения движения маркированной продукции.

## 9. Незавершенное производство

Если организация ведет производство, глубокая свертка может нарушить расчет себестоимости.

Нужно проверить:

— остатки материалов в производстве;
— незавершенное производство;
— выпущенную продукцию;
— полуфабрикаты;
— возвратные отходы;
— распределение прямых расходов;
— косвенные расходы;
— производственные подразделения;
— переделы;
— заказы на производство;
— серии и характеристики продукции;
— плановую и фактическую себестоимость;
— отклонения от плановой себестоимости.

Если изделие было запущено в производство до даты свертки, а выпущено после нее, удаление старых документов может привести к невозможности корректно определить его себестоимость.

Особенно проблемны:

— многоэтапное производство;
— производство с передачей полуфабрикатов;
— давальческое сырье;
— производство по заказам;
— выпуск с распределением затрат;
— переработка давальческого сырья;
— сезонное производство;
— длительный производственный цикл.

## 10. Расходы будущих периодов

Расходы будущих периодов нельзя сворачивать простой суммой.

Например, в 2022 году организация оплатила:

— страхование на три года;
— лицензию;
— аренду;
— подписку;
— программное обеспечение;
— рекламную кампанию;
— сертификацию;
— услуги, относящиеся к будущим периодам.

В учете может оставаться сумма на счете 97 с последующим ежемесячным списанием.

Для корректной работы после свертки нужно сохранить:

— вид расхода;
— сумму;
— период списания;
— способ списания;
— подразделение;
— статью затрат;
— счет списания;
— аналитику расходов.

Если просто перенести остаток на 97 счет, регламентная операция может не понять, в течение какого периода и куда его списывать.

## 11. Резервы

При глубокой свертке нужно проверить все виды резервов:

— резерв по сомнительным долгам;
— резерв на оплату отпусков;
— резерв на ремонт основных средств;
— резерв по гарантийному ремонту;
— резервы предстоящих расходов;
— резервы по обесценению;
— резервы под снижение стоимости запасов.

Для каждого резерва важны:

— основание формирования;
— сумма;
— период формирования;
— аналитика;
— счет учета;
— порядок использования;
— списание;
— восстановление;
— связь с конкретными задолженностями или расходами.

Если сохранить только остаток по счету 96 или 63, восстановить корректную историю формирования резерва будет сложно.

## 12. Зарплата, НДФЛ и страховые взносы

Если зарплата ведется в самой 1С:Бухгалтерии, свертка старше трех лет может затронуть:

— начисления зарплаты;
— удержания;
— НДФЛ;
— страховые взносы;
— пособия;
— отпускные;
— больничные;
— исполнительные документы;
— депонированную зарплату;
— расчеты с сотрудниками;
— расчеты с налоговой;
— расчеты с фондами;
— персонифицированные сведения;
— справки о доходах.

Особенно опасны ошибки в разрезе сотрудников. Остаток по счету 70 одной суммой не заменяет данные:

— по конкретному сотруднику;
— по месяцу начисления;
— по виду начисления;
— по НДФЛ;
— по удержаниям;
— по исполнительному листу;
— по отпуску или больничному.

Если учет зарплаты ведется в отдельной 1С:ЗУП, а в Бухгалтерию загружаются только проводки, ситуация проще. Но необходимо сохранить:

— корректные остатки по 70, 68.01 и 69;
— расшифровку задолженности;
— сверку с ЗУП;
— данные для исправления прошлых периодов.

Кадровые документы обычно имеют значительно более длительный срок хранения, чем три или пять лет. Поэтому кадровую историю нельзя удалять вместе с бухгалтерскими документами.

## 13. Подотчетные лица

По счету 71 могут оставаться старые авансы и задолженности сотрудников.

Перед сверткой нужно проверить:

— выданные авансы;
— авансовые отчеты;
— остатки по сотрудникам;
— подотчетные суммы;
— возвраты денежных средств;
— перерасходы;
— НДФЛ по неподтвержденным расходам;
— документы, которые сотрудник должен предоставить.

Нельзя переносить общий остаток по 71 счету без разреза по сотрудникам. Иначе будет невозможно определить, кто должен отчитаться или вернуть деньги.

## 14. Касса, банк и эквайринг

Старые банковские и кассовые документы могут быть нужны для подтверждения:

— оплаты поставщику;
— получения денег от покупателя;
— возврата;
— выдачи подотчетных средств;
— выплаты зарплаты;
— комиссий банка;
— операций по эквайрингу;
— валютных платежей;
— курсовых разниц.

Особенно осторожно нужно работать с:

— незакрытыми платежами;
— платежами без документов расчетов;
— эквайринговыми операциями;
— возвратами по банковским картам;
— валютными счетами;
— инкассацией;
— кассовыми сменами;
— чеками ККТ.

Если закрывающие документы были введены позднее оплаты, удаление платежного документа может нарушить расчеты.

## 15. Валютные операции

Для валютных договоров удаление документов за старые периоды может повлиять на:

— курсовые разницы;
— валютные авансы;
— валютную задолженность;
— переоценку на отчетные даты;
— импортный НДС;
— валютный контроль;
— стоимость импортных товаров;
— таможенные платежи.

Если на дату свертки остается валютная задолженность, необходимо сохранить:

— валюту договора;
— сумму в валюте;
— сумму в рублях;
— курс;
— дату операции;
— дату переоценки;
— порядок расчета курсовых разниц.

Простой остаток в рублях для валютного учета недостаточен.

## 16. Внешнеэкономическая деятельность и импорт

При импорте необходимо сохранить документы, связанные с:

— внешнеторговым контрактом;
— валютным платежом;
— таможенной декларацией;
— таможенными платежами;
— транспортными расходами;
— услугами брокера;
— НДС при ввозе;
— ГТД;
— страной происхождения;
— стоимостью товара;
— курсом валюты;
— распределением дополнительных расходов.

Если старые поступления импортных товаров удалить, может потеряться связь между товаром, ГТД и НДС.

## 17. Отложенные налоговые активы и обязательства

Если организация применяет ПБУ 18/02, нужно проверить:

— отложенные налоговые активы;
— отложенные налоговые обязательства;
— постоянные налоговые активы;
— постоянные налоговые обязательства;
— временные разницы;
— разницы по амортизации;
— разницы по резервам;
— разницы по расходам будущих периодов;
— разницы по убыткам.

Перенос только бухгалтерских остатков без налоговой аналитики может привести к тому, что дальнейшие регламентные операции по налогу на прибыль будут выполняться неправильно.

## 18. Убытки прошлых лет

Если организация переносит убытки на будущее, необходимо сохранять документы, подтверждающие:

— сумму убытка;
— период его возникновения;
— состав расходов;
— налоговую базу;
— расчет убытка;
— декларацию;
— перенос убытка на последующие периоды.

Удаление документов, сформировавших убыток, не всегда сразу нарушает учет. Но при проверке организация может не подтвердить правомерность уменьшения налоговой базы.

## 19. Долгосрочные договоры и договоры с особым порядком признания доходов

Нельзя без анализа сворачивать документы по договорам, которые продолжают действовать после даты свертки:

— аренда;
— лизинг;
— подряд;
— строительство;
— техническое обслуживание;
— сервисные договоры;
— подписка;
— абонентское обслуживание;
— агентские договоры;
— комиссии;
— договоры с поэтапной сдачей работ;
— договоры с отсроченным признанием дохода.

По ним старые документы могут влиять на:

— сумму аванса;
— этапы выполнения;
— задолженность;
— НДС;
— признание выручки;
— расходы;
— обеспечительные платежи;
— гарантийные обязательства.

## 20. Лизинг

По лизингу требуется сохранить:

— предмет лизинга;
— первоначальную стоимость;
— график платежей;
— задолженность;
— выкупную стоимость;
— начисленные проценты;
— комиссии;
— амортизацию;
— НДС;
— курсовые разницы;
— переход права собственности.

Если удалить исходный договор и документы принятия предмета лизинга, дальнейший учет может стать невозможным или потребовать ручного восстановления.

## 21. Комиссия, агентские договоры и давальческое сырье

Такие операции нельзя сворачивать обычными остатками, если договоры продолжают действовать.

Нужно сохранить информацию:

— товары на комиссии;
— товары, принятые на комиссию;
— товары, переданные комитенту;
— отчеты комиссионера;
— агентское вознаграждение;
— расчеты с комитентом;
— давальческое сырье;
— материалы, переданные переработчику;
— выпущенную продукцию;
— возвраты сырья;
— незакрытые отчеты.

Иначе в дальнейшем будет невозможно определить, кому принадлежат товары и материалы.

## 22. ОСНО, УСН и совмещение режимов

Для разных режимов налогообложения последствия разные.

### ОСНО

Нужно отдельно проверить:

— НДС;
— налог на прибыль;
— постоянные и временные разницы;
— налоговые регистры;
— убытки;
— амортизацию;
— расходы;
— резервы;
— книги покупок и продаж.

### УСН «Доходы»

Основной риск связан с:

— подтверждением поступлений;
— возвратами;
— авансами;
— банковскими операциями;
— кассой;
— налоговой книгой доходов и расходов в части доходов.

### УСН «Доходы минус расходы»

Дополнительно нужно сохранить подтверждение:

— расходов;
— оплаты расходов;
— материальных ценностей;
— основных средств;
— входного НДС, включенного в расходы;
— зарплаты;
— страховых взносов;
— закрытия периодов.

### Совмещение режимов

При совмещении режимов нужно сохранить аналитику, по которой распределяются:

— доходы;
— расходы;
— НДС;
— зарплата;
— аренда;
— общехозяйственные расходы;
— основные средства;
— товары и материалы.

## 23. Регламентные операции

Свертка старого периода может повлиять на регламентные операции, особенно если они выполнялись с ошибками или требуют повторного проведения.

Проверяются:

— закрытие месяца;
— расчет себестоимости;
— начисление амортизации;
— переоценка валюты;
— списание расходов будущих периодов;
— формирование резервов;
— расчет НДС;
— распределение НДС;
— расчет налога на прибыль;
— признание расходов;
— расчет финансового результата;
— реформация баланса;
— корректировка стоимости номенклатуры.

Если закрытие старых месяцев выполнялось некорректно, свертка может закрепить ошибки в виде начальных остатков.

Перед сверткой нужно убедиться, что старый период закрыт без критических ошибок и отрицательных остатков.

## 24. Обмен с другими информационными базами

Если 1С:Бухгалтерия участвует в обмене с другими базами, свертка может нарушить обмен.

Проверяются обмены с:

— 1С:ЗУП;
— 1С:УТ;
— 1С:Розница;
— 1С:ERP;
— банком;
— оператором ЭДО;
— ФНС;
— СФР;
— ФСС;
— маркировкой;
— ЕГАИС;
— Меркурием;
— интернет-магазином;
— CRM;
— системой документооборота.

Нужно проверить:

— не зарегистрированы ли старые документы к обмену;
— не ожидаются ли квитанции;
— не остались ли непроведенные сообщения;
— не требуется ли повторная загрузка;
— не используются ли ссылки на старые документы;
— не ведется ли синхронизация по идентификаторам объектов.

Для РИБ свертку нельзя выполнять простым удалением документов в одном узле. Свертка должна выполняться по правилам конкретного механизма обмена, иначе можно получить массовую регистрацию старых документов к обмену или расхождение центральной и подчиненной базы.

## 25. Электронный документооборот

Документы ЭДО могут понадобиться даже после удаления бухгалтерских документов.

Нужно сохранить или отдельно архивировать:

— электронные счета-фактуры;
— УПД;
— акты;
— накладные;
— транспортные документы;
— квитанции;
— извещения;
— подтверждения оператора;
— подписи;
— протоколы обмена.

Если удалить документ из 1С, но оставить только печатную форму, это может быть недостаточно для подтверждения юридически значимого электронного документооборота.

## 26. Отчетность и сверка с контролирующими органами

Перед сверткой нужно сохранить архив:

— бухгалтерской отчетности;
— деклараций по НДС;
— деклараций по налогу на прибыль;
— деклараций по УСН;
— расчетов по страховым взносам;
— 6-НДФЛ;
— персонифицированных сведений;
— отчетов в СФР;
— уведомлений об исчисленных налогах;
— требований и ответов;
— квитанций о приеме;
— налоговых регистров;
— оборотно-сальдовых ведомостей;
— карточек счетов;
— расшифровок строк отчетности.

Желательно сохранить не только печатные формы, но и электронные файлы, которыми отчетность фактически сдавалась.

## 27. Что именно нельзя удалять безусловно

Без отдельной проверки не следует удалять документы, если они связаны с:

— незакрытыми расчетами;
— авансами;
— НДС;
— основными средствами;
— НМА;
— валютными операциями;
— импортом;
— производством;
— незавершенным производством;
— расходами будущих периодов;
— резервами;
— зарплатой;
— убытками;
— лизингом;
— долгосрочными договорами;
— комиссией;
— давальческим сырьем;
— маркированными товарами;
— обменом с другими базами;
— электронным документооборотом;
— судебными или претензионными вопросами.

## Что можно делать относительно безопасно

Обычно более безопасно сворачивать период, если одновременно выполнены условия:

1. Период полностью закрыт.
2. По нему сдана и проверена отчетность.
3. Нет незавершенных требований налоговой.
4. Нет незакрытых авансов.
5. Нет старой дебиторской и кредиторской задолженности, требующей документальной детализации.
6. Нет объектов ОС и НМА, принятых к учету в сворачиваемом периоде, которые продолжают использоваться.
7. Нет НЗП и длительных производственных циклов.
8. Нет незакрытых валютных договоров.
9. Нет незавершенных обменов.
10. Нет необходимости исправлять старые документы.
11. Сохранен архив базы до свертки.
12. Сделана отдельная копия с возможностью восстановления.
13. Выполнена сверка оборотно-сальдовой ведомости и ключевых регистров до и после свертки.

## Какие остатки должны быть сформированы

При свертке необходимо формировать начальные остатки не только по бухгалтерским счетам, но и в нужной аналитике:

— организация;
— подразделение;
— счет учета;
— субконто;
— контрагент;
— договор;
— документ расчетов;
— номенклатура;
— характеристика;
— серия;
— склад;
— партия;
— сотрудник;
— основное средство;
— НМА;
— валюта;
— статья затрат;
— вид деятельности;
— заказ;
— направление деятельности;
— налоговый учет;
— НДС.

Если остаток переносится без аналитики, база может формально сходиться по балансу, но перестать нормально работать в текущем учете.

## Минимальные проверки до свертки

До запуска процедуры нужно сформировать и сохранить за период:

— оборотно-сальдовую ведомость;
— анализ счета 01;
— анализ счета 02;
— анализ счетов 10 и 41;
— анализ счетов 19 и 68.02;
— анализ счетов 60 и 62;
— анализ счета 71;
— анализ счета 70;
— анализ счета 69;
— анализ счета 76;
— ведомость по расчетам с контрагентами;
— ведомость по подотчетным лицам;
— остатки товаров по складам;
— остатки товаров по партиям, если применяется партионный учет;
— список основных средств;
— список НМА;
— расходы будущих периодов;
— резервы;
— НЗП;
— книги покупок и продаж;
— декларации;
— регистры налогового учета;
— ОСВ по налоговым счетам;
— отчеты по НДС;
— отчеты по зарплате.

После свертки эти отчеты нужно сформировать еще раз и сравнить:

— сальдо по счетам;
— обороты;
— остатки по контрагентам;
— авансы;
— товары;
— основные средства;
— НДС;
— зарплату;
— налоговый учет;
— бухгалтерскую отчетность.

## Практический критерий по сроку

Если нужно принять решение именно по периоду «старше трех лет», ориентир можно использовать такой:

### Свертка более трех лет допустима с меньшим риском, если:

— база используется только для текущего бухгалтерского учета;
— старая отчетность уже выгружена и хранится отдельно;
— нет незакрытых расчетов;
— нет старых авансов;
— нет ОС и НМА, принятых в сворачиваемом периоде;
— нет старых убытков, которые переносятся вперед;
— нет НДС, который придется подтверждать;
— нет производства и НЗП;
— нет валютных операций;
— нет действующих договоров со старой историей;
— нет обменов, завязанных на старые документы.

### Свертку более трех лет лучше не выполнять, если:

— в старом периоде есть непогашенная дебиторка или кредиторка;
— есть авансы;
— есть незакрытый НДС;
— есть основные средства;
— есть долгосрочные договоры;
— есть переносимые убытки;
— есть производство;
— есть импорт;
— есть валютные расчеты;
— есть действующий ЭДО;
— база участвует в обмене;
— организация регулярно получает требования по старым периодам;
— возможна проверка или судебный спор.

Самая распространенная ошибка при свертке заключается в том, что бухгалтер смотрит только на итоговую ОСВ. ОСВ после свертки может совпасть, но при этом потеряется расшифровка по документам, контрагентам, НДС, партиям, основным средствам и налоговому учету. Поэтому для 1С:Бухгалтерии свертку старше трех лет нужно рассматривать не как простое уменьшение объема базы, а как перенос всех необходимых учетных состояний на дату свертки с обязательным архивом удаляемого периода.

[Автор]

Записи