База знаний Одина — Одинэсника › Форумы › ODIN — Форум по 1С Предприятию › Почему нельзя делать свертку базы 1С БП КОРП раньше 3 лет? › Ответ в теме: Почему нельзя делать свертку базы 1С БП КОРП раньше 3 лет?
В 1С:Бухгалтерии КОРП ограничение «не ранее чем за 3 года» связано не с тем, что платформа технически не умеет свернуть более ранние данные. Это защитное ограничение типовой конфигурации. Оно не позволяет без серьезных оснований удалять оперативную историю, которая еще может понадобиться для налогового, бухгалтерского и управленческого контроля.
### Почему используется именно трехлетний период
Три года соответствуют периоду, за который налоговая инспекция обычно может назначить выездную проверку. Согласно статье 89 НК РФ, проверкой охватываются три календарных года, предшествующих году, в котором вынесено решение о проверке.
За этот период могут потребоваться:
— первичные документы;
— счета-фактуры и книги покупок/продаж;
— документы по НДС;
— данные по налогу на прибыль;
— расшифровки бухгалтерских счетов;
— карточки расчетов с контрагентами;
— сведения о происхождении остатков;
— движения по счетам 01, 10, 41, 43, 51, 60, 62, 68, 69, 70, 76 и другим;
— документы, на основании которых сформированы бухгалтерские и налоговые регистры;
— история исправлений и сторнирующих операций.
После свертки прежние документы и движения заменяются вводом начальных остатков. В результате в базе уже нельзя нормально восстановить, каким именно документом и операцией сформировался старый остаток.
Например, до свертки по счету 62 можно увидеть:
— реализацию;
— оплату;
— зачет аванса;
— корректировку реализации;
— возврат;
— корректировку долга;
— закрытие задолженности.
После свертки обычно останется только начальный остаток по контрагенту и договору. Для текущей работы этого может быть достаточно, но для проверки или поиска ошибки уже нет.
### Важный момент: три года не являются сроком хранения документов
Ограничение в 3 года не означает, что бухгалтерские и налоговые документы можно уничтожать через три года.
Сроки хранения обычно больше:
— бухгалтерские документы и регистры, как правило, хранятся не менее 5 лет после отчетного года;
— документы для налогового учета также обычно требуется хранить не менее 5 лет;
— документы по основным средствам могут храниться дольше;
— кадровые документы имеют отдельные сроки хранения, часто 50 или 75 лет;
— документы по зарплате, страховым взносам и стажу нельзя рассматривать как обычную оперативную историю.
Поэтому свертка базы не должна означать уничтожение документов. Старую информацию нужно сохранять в архивной копии.
### Что теряется после свертки
В зависимости от конфигурации и настроек могут быть утрачены или существенно усложнены:
1. Детальная расшифровка старых оборотов.
2. История формирования себестоимости.
3. История расчетов с контрагентами.
4. Данные для повторного формирования старых деклараций.
5. Возможность быстро проверить старую реализацию или поступление.
6. Связи между документами.
7. История исправлений ошибок.
8. Детализация по партиям, сериям и характеристикам.
9. Информация для управленческого анализа.
10. Возможность провести исправительный документ за закрытый период обычным способом.
Особенно осторожно нужно относиться к базе, в которой используются:
— учет по партиям;
— учет по сериям и срокам годности;
— раздельный учет НДС;
— импортные операции;
— валютные операции;
— сложные схемы комиссионной торговли;
— давальческое сырье;
— договоры лизинга;
— обособленные подразделения;
— большое количество корректировок прошлых периодов;
— интеграция с ЭДО, банком, зарплатной системой и другими базами.
### Почему в БП КОРП ограничение может быть строже
В версии КОРП обычно используется более широкий набор учетных механизмов и регламентированных операций. Поэтому последствия потери старых движений могут быть серьезнее, чем в простой базе:
— больше регистров;
— более сложный налоговый учет;
— расширенная аналитика;
— обособленные подразделения;
— дополнительные возможности по зарплате и отчетности;
— более сложные сценарии закрытия месяца;
— повышенные требования к расшифровкам отчетности.
Типовая обработка сверки не может гарантировать, что после удаления старой истории любое исправление или повторное формирование отчетности будет работать так же, как в исходной базе. Поэтому разработчики ограничивают дату сверки.
### Можно ли технически свернуть раньше трех лет
Технически обойти ограничение иногда возможно:
— изменить типовую обработку;
— использовать внешнюю обработку;
— удалить или изменить проверку даты;
— выполнять очистку напрямую через SQL;
— переносить данные в новую информационную базу.
Но это не означает, что такой вариант безопасен. Прямое удаление документов и движений может привести к:
— нарушению ссылочной целостности;
— появлению объектов «Объект не найден»;
— несоответствию бухгалтерских и налоговых регистров;
— невозможности повторного формирования регламентированных отчетов;
— ошибкам закрытия месяца;
— потере расшифровок;
— повреждению логики обменов;
— невозможности корректно исправить прошлые периоды.
Особенно опасно удалять данные напрямую из SQL без понимания структуры конкретной версии конфигурации. Для клиент-серверной базы это не штатный способ обслуживания 1С.
### Как правильно поступить, если базу необходимо уменьшить сильнее
Практически безопасная схема выглядит так:
1. Сделать полноценную резервную копию исходной базы.
2. Проверить восстановление этой копии на отдельном сервере.
3. Сохранить исходную базу в отдельном архиве в режиме «только для чтения».
4. Перед сверкой закрыть все периоды и проверить регламентированные отчеты.
5. Сверить бухгалтерский баланс, ОСВ, взаиморасчеты, НДС, прибыль, зарплату и налоговые регистры.
6. Выполнить свертку только в копии базы.
7. Ввести начальные остатки на начало выбранного периода.
8. Пересчитать итоги и выполнить закрытие месяца.
9. Повторно сформировать контрольные отчеты.
10. Сравнить показатели свернутой базы с исходной.
11. Провести тестовую работу пользователей и обменов.
12. Только после этого принимать решение о вводе свернутой базы в эксплуатацию.
Старую базу при этом нужно сохранить отдельно. При налоговой проверке или необходимости расшифровки старых данных работу выполняют в архивной копии.
Для большинства организаций безопаснее оставить в рабочей базе последние 3 года, а более ранние данные перенести в архивную информационную базу. Полностью удалять историю раньше этого срока стоит только после отдельного анализа бухгалтером, налоговым специалистом и техническим специалистом по 1С.
Рекомендую посмотреть здесь:
— НК РФ, статья 89 «Выездная налоговая проверка»: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/6f9c9e6b6f5c9e3f6e0e2a2c8e3d0a8b8f6d6a3b/
— НК РФ, статья 23, обязанности налогоплательщиков по хранению документов: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/
— Материалы по безопасной сверке большой базы 1С: https://infostart.ru/1c/articles/190956/