Какие решения существуют для свёртки базы 1С?

Для свертки базы 1С используются не столько отдельные «универсальные продукты», сколько несколько типов решений. Выбор зависит от конфигурации, релиза и того, нужно ли сохранить старую историю для расшифровок.

## 1. Штатная обработка 1С «Свертка информационной базы»

Это основной и наиболее безопасный вариант для типовых конфигураций, где обработка предусмотрена разработчиком.

В зависимости от конфигурации она может находиться:

— в разделе Администрирование;
— в разделе Обслуживание;
— в группе Регламентные операции;
— в разделе Сервис;
— через команду Все функции;
— в составе обработки Помощник перехода на новый период или похожего помощника.

Для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0, в том числе КОРП, обычно используется штатный механизм свертки информационной базы. Он анализирует данные, формирует документы свертки и ввод начальных остатков на выбранную дату.

Штатная обработка обычно позволяет:

— выбрать дату свертки;
— сформировать документы свертки;
— перенести остатки по счетам;
— сохранить аналитику по организациям;
— сохранить остатки по контрагентам и договорам;
— перенести остатки по товарам и складам;
— сформировать остатки по НДС;
— перенести данные по основным средствам;
— проверить наличие неподдерживаемых операций;
— выполнить контрольные отчеты до и после свертки.

Для БП КОРП это предпочтительный вариант. Обработку желательно использовать именно той версии, которая входит в текущий релиз конфигурации.

## 2. Внешние обработки от разработчиков и франчайзи

На рынке встречаются внешние обработки, которые расширяют возможности штатной свертки. Обычно они предоставляются как:

— внешняя обработка .epf;
— расширение конфигурации .cfe;
— комплект обработок для конкретной конфигурации;
— услуга по свертке с использованием собственной методики;
— программный перенос остатков в новую базу.

Такие решения могут добавлять:

— свертку на более раннюю дату;
— отбор по организациям;
— отбор по подразделениям;
— свертку только отдельных участков учета;
— настройку детализации остатков;
— предварительное удаление старых документов;
— проверку зависимостей между документами;
— перенос отдельных видов аналитики;
— сохранение старых документов в архивной базе;
— автоматическое сравнение отчетов до и после свертки.

Но здесь есть важный риск. Внешняя обработка, которая просто снимает ограничение по дате или удаляет документы, не является полноценной сверткой. Нужно понимать, какие регистры она обрабатывает.

Для БП КОРП обработка должна учитывать как минимум:

— бухгалтерские регистры;
— налоговый учет;
— НДС;
— взаиморасчеты;
— авансы;
— основные средства;
— нематериальные активы;
— товары и материалы;
— партии, серии и характеристики, если они используются;
— валютные операции;
— обособленные подразделения;
— зарплату и страховые взносы, если учет ведется в этой базе;
— специальные налоговые режимы, если они применяются;
— регламентированные операции закрытия месяца.

Если продавец говорит только «удаляем документы до указанной даты и оставляем остатки», этого недостаточно.

## 3. Перенос в новую информационную базу

Иногда вместо свертки используют создание новой базы и перенос в нее:

— справочников;
— организаций;
— пользователей;
— настроек;
— начальных остатков;
— отдельных документов текущего периода;
— необходимых регистров сведений.

Для этого могут использоваться:

— универсальные обработки переноса данных;
— «Конвертация данных»;
— обработки загрузки начальных остатков;
— типовые правила обмена;
— индивидуальная разработка;
— программный перенос через COM, HTTP или XML;
— специализированные миграционные решения.

Это не совсем свертка. Это миграция в новую базу.

Такой вариант имеет смысл, когда:

— исходная база сильно загрязнена;
— в ней много удаленных объектов и ошибок;
— база имеет чрезмерный размер;
— нужно отказаться от старых доработок;
— конфигурация будет внедряться заново;
— требуется изменить структуру аналитики;
— старая база долгое время обновлялась с ошибками;
— штатная свертка не дает приемлемого результата.

Недостаток заключается в том, что переносить придется не только бухгалтерские остатки, но и все необходимые настройки, права, интеграции, печатные формы, обмены, ЭДО и регламентированные механизмы.

## 4. Продукты для архивирования старых данных

Иногда проблему размера базы решают не сверткой, а архивом. В этом случае старая база сохраняется полностью, а рабочая база содержит только актуальный период.

Возможны варианты:

### Архивная копия базы

Создается копия исходной базы до свертки. Она хранится отдельно и используется только для просмотра старой истории.

Это самый простой вариант:

— рабочая база уменьшается;
— старые документы остаются доступными;
— можно получить расшифровку старых операций;
— сохраняется возможность восстановить историю;
— архив не мешает текущей работе пользователей.

### Разделение на рабочую и архивную базы

Старая база остается архивной, а в новую базу переносятся:

— справочники;
— остатки;
— текущие документы;
— настройки;
— пользователи;
— необходимые интеграции.

Для доступа к архиву пользователи запускают отдельную информационную базу.

### Архивный контур с публикацией отчетов

В некоторых организациях старую базу переводят в режим ограниченного доступа и оставляют только:

— бухгалтерские отчеты;
— карточки счетов;
— ОСВ;
— расшифровки;
— просмотр документов;
— печать первичных документов.

Это не отдельный стандартный продукт 1С, а схема эксплуатации архивной базы.

## 5. Средства уменьшения физического размера базы

Есть инструменты, которые уменьшают физический размер файлов, но не выполняют свертку данных:

— тестирование и исправление информационной базы;
— очистка помеченных на удаление объектов;
— удаление старых записей журнала регистрации;
— очистка технологических журналов;
— настройка хранения файлов во внешнем томе;
— перенос файлов во внешний том;
— уменьшение размера таблиц СУБД;
— обслуживание PostgreSQL или MS SQL Server;
— резервное копирование с последующим восстановлением;
— реорганизация базы данных.

Например, если база большая из-за присоединенных файлов, изображений, сканов или электронных документов, свертка бухгалтерских документов может почти не уменьшить размер. В таком случае нужно отдельно анализировать:

— справочник «Файлы»;
— тома хранения файлов;
— присоединенные документы;
— электронные подписи;
— данные ЭДО;
— записи журнала регистрации;
— технические таблицы;
— историю изменений;
— временные и служебные данные.

Важно: операция SQL SHRINK DATABASE или аналогичное сжатие файла СУБД не является сверткой базы 1С. Она может уменьшить занятое место на диске, но старые документы и регистры из базы не удаляет.

## Что выбрать для 1С:Бухгалтерии КОРП

Для БП КОРП обычно рассматривают варианты в следующем порядке.

### Вариант 1. Штатная свертка

Подходит, если:

— конфигурация типовая или почти типовая;
— нужно сохранить стандартную структуру учета;
— дата свертки находится в допустимом периоде;
— старую базу можно сохранить в архиве;
— нет большого количества нестандартных регистров и доработок.

Это основной вариант.

### Вариант 2. Штатная свертка плюс архивная база

Наиболее практичная схема:

1. Делается копия базы.
2. В копии выполняется свертка.
3. Проверяются остатки и отчеты.
4. Свернутая база становится рабочей.
5. Исходная база сохраняется как архивная.

### Вариант 3. Внешняя обработка

Используется, если штатный механизм не справляется, но обработка имеет четкое описание поддерживаемых объектов.

Перед покупкой необходимо запросить:

— для какой конфигурации предназначена обработка;
— для какого релиза она разработана;
— поддерживает ли БП КОРП;
— какие регистры обрабатываются;
— можно ли выполнить свертку на дату раньше трех лет;
— сохраняется ли аналитика;
— что происходит с НДС;
— что происходит с ОС и НМА;
— поддерживаются ли обособленные подразделения;
— поддерживается ли зарплата;
— как обрабатываются авансы;
— есть ли тестовый режим;
— предоставляется ли резервная копия или протокол;
— можно ли сначала выполнить операцию на копии базы;
— кто отвечает за исправление ошибок после обработки.

### Вариант 4. Новая база и перенос остатков

Подходит для сильно измененных или проблемных баз, но требует полноценного проекта переноса. Такой вариант нельзя выполнять обычной внешней обработкой без контрольной сверки.

## Чего лучше не использовать

Не рекомендую следующие варианты:

— прямое удаление документов SQL-запросами;
— очистку таблиц базы данных вручную;
— обработку, которая удаляет документы без формирования остатков;
— обход ограничения трех лет без проверки налогового учета;
— удаление движений регистров отдельно от документов;
— использование обработки от другой конфигурации;
— обработку для БП ПРОФ на базе БП КОРП без подтверждения совместимости;
— свертку без предварительного резервного копирования;
— свертку рабочей базы без тестового прогона;
— удаление базы-источника сразу после переноса.

## Как проверять результат свертки

После обработки нужно сравнить исходную и свернутую базы минимум по следующим показателям:

— бухгалтерский баланс;
— оборотно-сальдовая ведомость;
— ОСВ по счетам 01, 02, 08;
— ОСВ по счетам 10, 41, 43;
— ОСВ по счетам 50, 51, 52;
— ОСВ по счетам 60, 62, 68, 69, 70, 76;
— взаиморасчеты с покупателями;
— взаиморасчеты с поставщиками;
— авансы полученные и выданные;
— НДС предъявленный и принятый к вычету;
— книга покупок;
— книга продаж;
— декларация по налогу на прибыль;
— данные по основным средствам;
— данные по амортизации;
— остатки товаров;
— остатки по организациям;
— остатки по подразделениям;
— данные по валютным счетам;
— зарплатные регистры, если зарплата ведется в БП;
— закрытие месяца за последний период.

При выборе продукта важнее не его название, а то, какие объекты конкретного релиза БП КОРП он умеет корректно свернуть. Для типовой БП КОРП базовым решением является штатная обработка «Свертка информационной базы», а внешние продукты следует рассматривать только после теста на копии базы и обязательного сохранения полной архивной копии.